Was macht einen guten Lohnabrechner aus?

Die Lohnabrechnung (oder Entgeltabrechnung) gilt im Allgemeinen als eine komplexe Form der Buchhaltung. Gleichzeitig wird diese Dienstleistung vielfach am Markt angeboten und unterliegt einem großen Preiskampf. Es kann dadurch der Eindruck entstehen, dass die Anbieter von Lohnabrechnungen austauschbar sind.

Bei der Auswahl eines solchen Anbieters kommt es auf den Anspruch des Kunden an: Wird nur eine rein technische Abrechnung der Entgelte verlangt und ein Anbieter gesucht, welcher vor allem durch die bereitgestellte Infrastruktur der Lohnabrechnungssoftware eine technisch einwandfreie Übermittlung der Daten und Finanzverwaltung und Sozialversicherungsbehörden gewährleistet? Oder wird vom Kunden auch Wert auf Beratung, Service, Fachwissen und Sicherheit gelegt?

mehr dazu

Lohnabrechnung – selber machen oder machen lassen?

Viele administrative Themen im Unternehmen sind nicht das Kerngeschäft des Unternehmers, erfordern aber ein hohes Fachwissen. So auch die Lohnabrechnung.

Die Lohnabrechnung der eigenen Mitarbeiter ist zeitkritisch und erfordert eine hohe Sorgfalt. Änderungen durch Ein- und Austritte, Krankheiten oder sonstigen Abwesenheiten und häufige Nachfragen der Mitarbeiter können den zeitlichen Aufwand für die monatliche Lohnabrechnung schnell in die Höhe treiben.

Der Unternehmer steht vor der Entscheidung, die monatlicher Lohnabrechnung seiner Mitarbeiter selber zu machen oder jemanden damit zu beauftragen. Bei dieser Entscheidung sollten sich folgende Fragen stellen:

  • Sind genügen Kapazitäten im Unternehmen vorhanden, um diese Aufgabe abzubilden?
  • Ist das Personal im Unternehmen sorgfältig und qualifiziert?
  • Gibt es für das ausführende Personal eine Stelle, bei welcher rechtliche Zweifelsfragen schnell und kostengünstig gelöst werden?
  • Deckt ein Notfallplan alle Eventualitäten bei Krankheit ab?
  • Ist für eine ausreichende Urlaubsvertretung gesorgt?
  • Sind alle Fragen im Lohn so behandelt, das es bei einer Lohnsteueraußenprüfung keine Risiken gibt?
     

Wenn der Unternehmer einer dieser Fragen mit „nein“ beantworten muss, so sollte er die Lohnabrechnung aus den Unternehmensinternen Prozessen ausgliedern und an einen externen Dienstleister übergeben.

Neben den qualitativen Fragen stellt sich für ein Unternehmen die Frage, ob es einen Punkt gibt, an dem es sich lohnt, die Lohnabrechnung unternehmensintern abzubilden. Hierzu hilft folgende Darstellung:

Wenn die Kosten eines Dienstleisters, welcher meistens einen Pauschalpreis pro Lohnabrechnung berechnet, die internen Kosten übersteigen, dann kann der Unternehmer über die Einstellung eines eigenen Lohnabrechners nachdenken.

Die internen Kosten setzen sich hierbei zusammen aus den Gehaltskosten des Lohnabrechners, den Vertretungs- und Notfallkosten, den Kosten eines einschlägigen Lohnabrechnungsprogramms (zum Beispiel www.sicherlohn.de) sowie den Kosten für einen Steuerberater, welcher in fachlichen Fragen Unterstützung geben kann. Nicht zu beziffern sind die Risikokosten, welche durch die Haftung eines externen Anbieters abgedeckt wird.

Letztlich lohnt sich der Aufbau einer unternehmensinternen Lohnabrechnung erst für mittelständische Unternehmen, welche eine Mitarbeitergröße von 500 oder mehr erreichen.  Unternehmen mit weniger als 350 Mitarbeitern sollten immer die Auslagerung der Lohnabrechnung auf einen externen Dienstleister vorziehen (siehe hier: http://www.etl-pkc.de/lohn-outsourcing).