Mai 12 2009
Lohnbuchhaltung - effizient auslagern
Bei der Lohnbuchhaltung sind ständig neue und komplexe Sachverhalte zu beachten. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann es daher lohnen, in aktuelle Software zu investieren oder die Aufgaben auszulagern.
Mitarbeiter sind das Herz des Unternehmens. Dennoch stellt die Gehaltsabrechnung und Personalbuchhaltung einen Aufwand dar, der im betrieblichen Ablauf keinerlei Wertschöpfung bringt. Die Anmeldung der Lohnsteuer, arbeits- und sozialrechtliche Meldungen, die Abführung der Krankenkassenbeiträge – all das kostet viel Zeit, ohne den Absatz oder die Produktivität zu fördern.
Um Einsparpotenziale zu nutzen, lassen sich Routinetätigkeiten bei der Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auslagern. Da die Anforderungen an Lohnbuchhalter stetig steigen, gehen immer mehr kleine und mittelständische Betriebe dazu über, ihre eigenen Mitarbeiter zu entlasten und das Personalrechnungswesen an Lohnbüros abzugeben. Um einen tatsächlichen Einspareffekt zu erzielen, sollte man bei der Auswahl eines Partners jedoch einiges beachten. Neben der nötigen Qualifizierung der Beschäftigten ist es sinnvoll, sich vom Lohnbüro einige Referenzen nennen zu lassen. Ohne Vertrauen geht gar nichts. Schließlich geben Sie mit der Personalabrechnung sensible Daten nach außen, die absolut diskret und professionell behandelt werden sollten.
Ideal ist es zudem, wenn das ausgewählte Lohnbüro je nach Bedarf verschiedene Leistungsmodule anbieten kann. Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung kommt hierfür vor allem die Übermittlung der Daten an Krankenkassen, Behörden und Steuerberater in Frage.
Auch wenn die buchhalterischen Aufgaben ausgegliedert sind, unterliegt das Stammunternehmen den gesetzlichen Pflichten. Wenn das Lohnbüro die Daten nicht termingerecht übermittelt oder unkorrekte Informationen weiterleitet, haftet dafür nur der Auftraggeber. Zwar kann er Schadensersatzansprüche geltend machen – sinnvoller ist es jedoch von Anfang an ein renommiertes Büro zu wählen.
Wer die Lohnbuchhaltung bisher allein durchgeführt hat, kann Ressourcen sparen: viele Lohnbüros bieten ihren Service für Personal- und Finanzbuchhaltung. Das Gesetz verpflichtet jeden Unternehmer zur detaillierten Aufschlüsselung alle Lohnkomponenten, von Stunden-, Stück- oder Monatslohn über Zuschläge und sonstige Vergütungen bis zu Art und Höhe von Abzügen. Seit Januar 2009 ist zudem für Lohnabrechnungen die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBeschV) maßgeblich. Sie verlangt noch umfangreichere Angaben von den Unternehmen. Statt teurer Schulungen für eigene Buchhalter, kann man hier von den spezialisierten Beschäftigen des Lohnbüros profitieren.