Mai 12 2009
Tipps zur Buchhaltung: Kosten senken, Effizienz steigern
Immer komplexere Aufgaben in der Buchhaltung: Kosten lassen sich hier auf verschiedenen Wegen reduzieren: Outsourcing von einzelnen Leistungen oder Anschaffung von effizienterer kaufmännischer Software.
Angesichts steigender Löhne und teurer Fortbildungen für ihre Mitarbeiter fragen sich Unternehmer, wie viel eigentlich ihre Buchhaltung kosten darf. Gerade kleine oder mittlere Unternehmen können sich gut ausgebildete Fachkräfte für die Buchhaltung kaum noch leisten. Als Alternative bietet sich hier die Auslagerung von einigen Bereichen an. Gefragt sind vor allem professionelle Lohnbüros zum Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, externe Buchhalter und Mahnbüros. Viele Unternehmer möchten jedoch die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter und Kunden im eigenen Haus belassen und entscheiden sich für die Anschaffung von effizienterer Finanzsoftware.
Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile.
Outsourcing: Da die Buchhaltung Kosten produziert, ohne entscheidend zur Wertschöpfung beizutragen, neigen immer mehr Unternehmer dazu, ihre Buchführung auszulagern. Je nach Bedarf finden sich externe Fachleute für die einzelnen Aufgabenbereiche, von Lohnabrechnung über Kundenmanagement bis zum Rechnungswesen. Als ausgebildete Spezialisten beherrschen sie das ABC der Buchhaltung und arbeiten nach Wunsch auch mit dem Steuerberater zusammen.
Vorteile: Neben den Löhnen für eigene Mitarbeiter spart das Unternehmen hier Miete, Computer und Büromöbel. Termine werden rechtzeitig eingehalten, die Energie kann sich ganz auf die Kerngebiete des Betriebes konzentrieren.
Nachteile: Oft gibt es Probleme an der Schnittstelle zwischen Auftraggeber und beauftragtem Büro. Selbst für kleinere Fragen muss man mit externen Stellen kommunizieren.
Buchhaltungssoftware: Die Suche nach der passenden Software-Lösung verlangt vom Unternehmer zunächst einmal einen zusätzlichen Zeitaufwand. Der Markt bietet mittlerweile eine Fülle an Programmen mit unterschiedlichen Funktionen und Systemvoraussetzungen, so dass es schwer fällt sich zu orientieren. Gefragt sind meist Allrounder, mit denen sich alle nötigen Aufgaben im Geschäftsalltag absolvieren lassen.
Vorteil: Standardprogramme laufen auf den meisten Systemen, auch ältere PC reichen für viele Anwendungen aus. Wer jedoch spezielle Anforderungen hat, etwa eine Faktura und Mahnwesen-Komponente, kommt mit Lösungen von der Stange nicht sehr weit.