Was macht einen guten Lohnabrechner aus?

Die Lohnabrechnung (oder Entgeltabrechnung) gilt im Allgemeinen als eine komplexe Form der Buchhaltung. Gleichzeitig wird diese Dienstleistung vielfach am Markt angeboten und unterliegt einem großen Preiskampf. Es kann dadurch der Eindruck entstehen, dass die Anbieter von Lohnabrechnungen austauschbar sind.

Bei der Auswahl eines solchen Anbieters kommt es auf den Anspruch des Kunden an: Wird nur eine rein technische Abrechnung der Entgelte verlangt und ein Anbieter gesucht, welcher vor allem durch die bereitgestellte Infrastruktur der Lohnabrechnungssoftware eine technisch einwandfreie Übermittlung der Daten und Finanzverwaltung und Sozialversicherungsbehörden gewährleistet? Oder wird vom Kunden auch Wert auf Beratung, Service, Fachwissen und Sicherheit gelegt?

Grundsätzlich sollte jeder Lohnabrechner die Grundanforderungen an eine Entgeltabrechnung sicher und effizient umsetzen können. Diese Grundanforderungen sind die Abrechnung der Entgelte (Löhne und Gehälter) nach den geltenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und die Übermittlung der generierten Daten an das Finanzamt (Lohnsteueranmeldung) und die Sozialversicherungsbehörden (Anmeldung des beitragspflichtigen Entgelts). Als Ergebnis erhalten die Mitarbeiter einen monatlichen Entgeltnachweis (Lohnzettel) und der Arbeitgeber eine entsprechende Buchungs- und Zahlungsanweisung.

Viele Anbieter von Entgeltabrechnung versuchen sich durch einen umfangreicheren Service vom Wettbewerb abzusetzen. Hierzu gehört neben einer guten, auf den Kunden abgestimmten Kommunikation auch die Definition von Zusatzleistungen, welche neben der reinen Abrechnung dem Kunden angeboten und so verschiedene Arbeitgeberpflichten an den Anbieter ausgelagert werden. Als Beispiel kann hier das Bescheinigungswesen genannt werden, welches von der Erstellung verschiedenster Arbeitgeberbescheinigungen (Bescheinigung zum Elterngeldantrag, für das Arbeitsamt, zur Wohnungssuche etc.) bis zur Übernahme der Verpflichtungen gegenüber dem statistischen Bundesamt (vierteljährliche Verdiensterhebung) reicht. Auch die Übernahme der Meldungen für die Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) oder die Erstellung verschiedenster Statistiken können in einem umfangreichen Serviceangebot enthalten sein.

Ein wirklich guter Anbieter von Entgeltabrechnungen bietet darüber hinaus ein umfangreiches Wissen in steuerlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen, welches sich in individueller, auf den Kunden zugeschnittener Beratung darstellt. Diese Vernetzung von technischer Kompetenz der Entgeltabrechnung, umfangreichem Service und fachlicher Kompetenz in den verschiedenen Rechtsgebieten kann im Grunde nur von einer auf Entgeltabrechnung spezialisierten Steuerberatungsgesellschaft geboten werden. Denn nur diese kann legal in einem Umfang im Steuer- und Sozialversicherungsrecht beratend tätig werden, welche den Ansprüchen des Kunden gerecht werden.

Eine Besonderheit stellen Kunden aus der Baubranche (sog. Baulohn), der Landwirtschaft, dem Kraft- und Güterverkehr und allen Unternehmen mit Tarifvertragsbindung dar. Solchen Unternehmen kann nur eine sorgfältige Auswahl des Lohnabrechners ans Herz gelegt werden, um teure Auseinandersetzung mit Finanzamt und Sozialversicherung (deren Ergebnis letztendlich immer das Unternehmen zu tragen hat) zu vermeiden. Hier sind Fachkenntnisse über die Abrechnungsmodalitäten in der Branche, den zugrundeliegenden Vorschriften (Stichwort Baulohn) und nicht zuletzt um Besonderheiten aus dem Arbeits- und Tarifvertragsrecht (z.B. zum Mindestlohn) essentiell.

Ein guter Lohnabrechner ist letztlich der Anbieter, der den Ansprüchen des Kunden in punkto Qualität, Umfang der Dienstleistung und Kommunikation am Besten entspricht. Die Wahl des Anbieters mit dem niedrigsten Preis kann, wie auch in anderen Gebieten, einen erhöhten Zusatzaufwand und ein höheres Risiko auf Seiten des Arbeitgebers  mit sich bringen.

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Lohnabrechnung

Alexander Berfeld, Steuerberater

ETL-Personal-Kompetenzcenter Steuerberatungsgesellschaft mbH

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