ELStAM

Nach der Einführungsphase im Jahr 2013 ist das ELStAM-Verfahren (Verfahren zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale) seit Januar 2014 für alle Arbeitgeber Pflicht. Die alte Lohnsteuerkarte wurde durch das elektronische Verfahren namens ELStAM ersetzt.

Die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Frei-/Hinzurechnungsbeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.

Seit dem 01.01.2014 finden sowohl die bisherige Lohnsteuerkarte als auch andere Papierbescheinigungen keine weitere Anwendung und müssen vom Arbeitgeber nicht weiter entgegengenommen werden. Korrespondierend dazu sind diese Unterlagen auf Wunsch des ausscheidenden Arbeitnehmers vom Arbeitgeber auszuhändigen. Erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 dürfen Lohnsteuerkarte und Papierbescheinigungen vernichtet werden. Arbeitgeber sollten die ELStAM-Daten (steuerliche Identifikationsnummer, Tag der Geburt, Haupt- oder Nebentätigkeit, Freibetrag) neuer Arbeitnehmer unmittelbar bei Beschäftigungsaufnahme einfordern. Es empfiehlt sich grundsätzlich eine Nutzung von Arbeitnehmer-Stammblättern, mit denen alle benötigten Daten abgefragt werden können.

Die jahresbezogene Betrachtungsweise der persönlichen Freibeträge gilt unverändert fort. Das bedeutet, dass von der Finanzverwaltung alle in der ELStAM-Datenbank für 2013 beantragten persönlichen Freibeträge zum 01.01.2014 automatisch auf 0,00 EUR gesetzt wurden. Die persönlichen Freibeträge nach § 39a EStG müssen vom Arbeitnehmer bei dem für ihn zuständigen Finanzamt bis spätestens 30.11.2014 beantragt werden, damit diese für das Jahr 2014 berücksichtigt werden können. Durch den monatlichen Abruf von ELStAM-Daten erhält die Lohnabrechnungsstelle die beantragten Freibeträge mitgeteilt und kann diese nach entsprechender Geltungsdauer auch rückwirkend berücksichtigen. Abweichend von der 1-Jahres-Frist werden jährige Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene auch weiter ohne neuen Antrag bis zum nachweislichen Gültigkeitsende berücksichtigt. Die notwendigen Anträge sind auf den Internetseiten der jeweiligen Finanzämter abrufbar. Durch das AmtshilfeRLUmsG wurde die Möglichkeit der zweijährigen Geltungsdauer für Freibeträge beim Lohnsteuerabzug geschaffen. Da die technische Umsetzung jedoch noch nicht möglich ist, wird der Anwendungszeitpunkt noch mitgeteilt werden (voraussichtlich jedoch erst ab 2015).

Sobald sich die steuerlichen Daten eines Arbeitnehmers ändern (z.B. zusätzlicher Kinderfreibetrag), stehen diese Änderungen auf den Servern der Finanzverwaltung elektronisch zur Abholung bereit und können vom Arbeitgeber oder seinem beauftragten Lohnbüro in die aktuelle Lohnabrechnung übernommen werden. Manche Lohnabrechnungssysteme, wie das Kommunikations- und Meldecenter der eurodata AG ruft täglich mehrmals mögliche Änderungen ab (ELStAM-Monats-Änderungsliste) und stellt diese vollautomatisch in seiner Software edlohn zur Verfügung. Soweit durch die (Nicht-)Übernahme von ELStAM inhaltlich unzutreffende Abzugsmerkmale der Lohnabrechnung zu Grunde liegen, muss der betroffene Arbeitnehmer bei seinem zuständigen Finanzamt eine Neuauslieferung der aktuell gültigen ELStAM erwirken.

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Lohnsteuer